Technicien(ne) en administration

Date d'affichage
13-05-2021

Titre de l'emploi
Technicien(ne) en administration
Cégep de Sorel-Tracy
3000, boulevard de Tracy
Sorel-Tracy (Québec)  J3R 5B9

Description de l'emploi
Vous désirez travailler au sein d'une équipe dynamique et innovante? Faire carrière au Cégep de Sorel-Tracy vous intéresse? Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à effectuer divers travaux techniques à caractère administratif. Elle assiste le personnel de soutien et les usagères ou usagers du service concerné. Les principales tâches consistent à :

  • S’assurer de la réalisation de toutes les activités selon les échéanciers prévus;
  • Voir aux relations avec les autres unités administratives et les organismes externes;
  • Accueillir la clientèle interne et externe et fournir des renseignements particuliers se rapportant aux activités de son unité ou d’ordre général;
  • Effectuer la correspondance courante et composer les notes de service, tenir à jour les agendas, les échéanciers, les dossiers et les registres dont elle a la charge;
  • Tenir à jour les échéanciers ayant trait au renouvellement de divers contrats d’entretien et de diverses ententes de services et rappeler au cadre concerné la date d’échéance dudit contrat ou de ladite entente;
  • Assister aux ouvertures des soumissions à la suite d’appels d’offres, rédiger le compte rendu et donner les suites nécessaires lorsque le choix a été arrêté : retour des dépôts, réponse aux soumissionnaires non retenus, etc.;
  • Participer à la gestion de certains contrats tels que conciergerie, assurances, échanges de services avec différents organismes, etc.;
  • Préparer les dossiers utiles aux différentes opérations du service en respectant les directives émises, notamment pour leur présentation au Conseil d’administration, au comité exécutif ou au ministère de l’Éducation;
  • Rechercher, cueillir et agencer les renseignements à inclure dans les dossiers, les rapports et la correspondance;
  • Organiser matériellement les réunions, convoquer les participants et préparer les dossiers nécessaires;
  • Réaliser des tâches administratives complexes et assurer le soutien technique dans la rédaction, le traitement linguistique des textes et la présentation des documents;
  • Procéder au classement, à l’élagage et à l’archivage des dossiers du service selon le calendrier de conservation établi;
  • Tenir à jour le recueil des politiques et procédures du service, de même que tout règlement ou directive relatifs à la gestion des ressources matérielles, financières et informatique;
  • Peut être appelée à coordonner et à initier le travail du personnel de soutien impliqué dans la réalisation de programmes ou d’opérations techniques dont elle est responsable;
  • Préparer les données liées à la facturation de certaines activités et émettre les factures;
  • Utiliser les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser;
  • Accomplir, au besoin, toute autre tâche connexe.

Exigences

  • Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique avec champ de spécialisation approprié ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente;
  • Avoir des aptitudes marquées pour le service à la clientèle, le travail d’équipe et les relations interpersonnelles;
  • Avoir le sens de l’initiative, de la planification, de l’organisation et des responsabilités;
  • Savoir faire preuve de discrétion et confidentialité;
  • Être autonome, rigoureux et avoir le souci du détail;
  • Avoir la capacité à gérer le stress;
  • Avoir un bonne maîtrise de la suite Microsoft Office 365 et Adobe Acrobat;
  • Avoir une bonne connaissance des applications de gestion Clara, soit Finances et Approvisionnement (atout);
  • Avoir une excellente maîtrise du français écrit et parlé.

Conditions de travail
Le salaire offert est de 22,23$ à 29,05$ de l'heure, selon la scolarité et l'expérience. Ce poste est un remplacement à raison d'un jour par semaine pour une durée approximative d'un an avec possibilité de prolongation. L'horaire de travail est le mercredi, de 8h30 à 12h et de 13h à 16h30. Il est à noter que le Cégep se réserve le droit de faire passer des tests pour évaluer la connaissance du français et de divers logiciels.

Date prévue d'entrée en fonction
Vers le 16 juin 2021.

Communication
Les personnes intéressées par ce poste sont invitées à soumettre leur candidature à l'attention de madame Isabelle St-Amand, coordonnatrice des ressources humaines, par courriel au resshumaines@cegepst.qc.ca, au plus tard le 25 mai 2021, à 16h. Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

Remarque
Le Cégep de Sorel-Tracy a adopté un programme d’accès à l’égalité, conformément à la Loi sur l'accès à l'égalité en emploi dans des organismes publics, et invite les femmes, les membres des minorités visibles, les membres des minorités ethniques et les personnes handicapées à présenter leur candidature.